La crise sanitaire a entraîné une digitalisation de plus en plus rapide de la société. Les outils numériques ont pris une place croissante dans nos vies, peu importe le secteur. Webinaire, cours, conférences, séminaires, réunions, salons voire concerts… tout y est passé !
Ce mode de communication a été imposé par la distanciation sociale à laquelle on tente de pallier à l’aide d’outils numériques.
“Zoom”, “Webinaire” et “Call Conference” sont devenus des termes récurrents dans nos conversations quotidiennes.
Vous souhaitez vous aussi organiser vos évènements digitaux, mais vous ne savez pas comment vous y prendre? C’est normal! En plus des outils à maîtriser, il faut travailler ce nouvel exercice de prise de parole “publique”. Après cet article, vous saurez tout! Et, bonus: map vous livre ses petits conseils!
Pourquoi organiser un événement ou un webinaire ?
L’évènement digital n’est pas qu’une tendance du moment ; dans certains secteurs, cette communication perdurera au-delà de la pandémie. Et son organisation ne consiste pas uniquement à prendre un évènement en présentiel et à le transposer en ligne. Souvent, la préparation d’un tel event prend encore plus de temps ! Il existe toutefois différents avantages spécifiques à ce type de projet.
Premièrement, c’est la solution contre les annulations d’évènements ! La crise du Covid a créé des incertitudes dans beaucoup de domaines et notamment dans l’évènementiel. On ne peut plus se rassembler physiquement ; les webinaires vous permettent de surpasser ce problème et de poursuivre vos activités.
Ensuite, il n’y a plus de frontières ! Fini les contraintes géographiques, faites intervenir qui vous voulez, peu importe sa localisation. Vous pouvez également élargir vos cibles car elles pourront assister à vos events d’où elles se trouvent. Du coup, votre entreprise gagne en visibilité. En cas d’annulation, il est également plus facile de reporter un webinaire ; c’est un outil plus flexible.
En plus, c’est un évènement vert ! Et oui, pas de déplacements de véhicules pour participer, cela réduit l’empreinte carbone ! Les prospectus et autres documents imprimés sont également moins mobilisés. Et, cerise sur le gâteau, si vous choisissez cette option, il est possible de laisser la vidéo de l’évènement en ligne et de le revivre plus tard ou de l’utiliser dans votre communication.
Finalement, cela vous permet de renforcer votre relation avec vos clients (ou votre équipe). Vous leur montrez que même si des contraintes sont imposées au niveau des rencontres physiques, vous déployez tous les moyens possibles pour rester en contact avec eux, vous êtes là pour eux !
Et n’oubliez pas de faire preuve d’imagination, car il est possible d’être innovant et de proposer une palette d’animations très variées !
Les types d’évènements
Pour créer votre event, il existe différentes possibilités. Ces outils évoluent rapidement et de nouveaux services apparaissent tous les jours. Le choix du bon outil pour votre évènement dépend de l’objectif que vous avez en tête. Parmi les évènements les plus courants on retrouve :
- Les conférences calls, qui sont en fait des appels téléphoniques qui réunissent plusieurs personnes.
- Le webinaire, version en ligne des conférences. On utilise ce mot-valise pour parler plus largement de différentes réunions digitales.
- Les workshops qui sont des ateliers axés sur une thématique.
- Les cours et formations en ligne, appelés mooc (massive open online course).
Les étapes selon map
Par où commencer ? Déjà, il faut savoir que le format et les contraintes sont différentes. Il faut énormément de préparation, communiquer sur l’évènement, avoir une stratégie marketing, assurer un déroulement agréable et avoir un suivi pour l’après event !
Mais tout d’abord, vous devez établir vos objectifs et un concept autour duquel l’évènement ou le webinaire s’articulera. Ensuite, identifiez votre public cible. Vous devez vous demander : quelle expérience vous souhaitez proposer et sur quel support, est-ce que la participation sera gratuite ou payante et quels KPI il vous semble opportun de suivre.
De plus, votre concept doit être unique et cohérent, il faut donc le travailler. Se concentrer sur l’essentiel du message est primordial, car l’attention n’est pas la même qu’en présentiel. Soyez clair et structuré.
Lieu et heure
Vous pouvez choisir d’organiser l’évènement dans un bureau, une salle de conférence ou sur votre lieu de travail ; mais le lieu doit être adapté au type d’évènement. Il vaut mieux qu’il soit déjà équipé, au moins en partie, cela vous fera gagner du temps et de l’argent.
Pour définir un moment opportun, il est impératif de vérifier si vous êtes en concurrence avec un autre évènement ou s’il y a un jour férié; de vous intéresser aux fuseaux horaires si vous invitez des personnes géographiquement éloignées, mais aussi de vous informer quant aux horaires de travail de votre public pour ne pas empiéter sur certaines plages horaires importantes. Afin de ne pas être en retard, préparez une répétition générale et soyez prêt au moins 15 minutes avant le début. Pour que tout se passe bien, il nécessite d’essayer toutes les fonctionnalités techniques de vos outils : qualité vidéo, son, diapo… Identifiez également qu’il n’y ait pas de bruits gênants autour de vous. L’objectif est d’être prêt et de ne pas se retrouver face à des surprises afin que la qualité de votre webinaire soit optimisée.
Contenu
Lors d’un évènement digital, le contenu éditorial doit être travaillé de manière millimétrée. Les intervenants doivent être coachés afin de discourir de manière fluide et rythmée. La gestion de l’attribution de parole et les relances doivent être maîtrisées. Le locuteur est également un animateur et il doit éviter les blancs qui peuvent être plus fréquents et plus embarrassants en ligne. Pour ce faire, les applications qui permettent de créer un webinaire se sont dotées d’outils comme des boîtes à dialogue et des boutons pour prendre la parole. En fonction de la taille de votre évènement, il est envisageable de proposer un hashtag et de faire réagir les participants en l’utilisant. Votre objectif est de captiver votre public qui, derrière son écran, a d’autres options que celle de vous écouter ! L’évènement doit être interactif et les interlocuteurs doivent pouvoir intervenir facilement à l’aide d’outils intuitifs, car le problème principal est que l’audience ne vous a pas en face d’elle et si elle ne se sent pas encouragée, elle ne prendra pas forcément la parole.
Pour plonger votre audience dans l’univers unique de votre marque, vous pouvez vous distinguer par votre contenu. Travaillez le visuel graphique, les vidéos, la musique en vous basant sur votre charte graphique. Les animations de toutes sortes permettront de garder votre public, qui, rappelez-vous, est à un clic du départ. Parfois, les organisateurs d’évènements virtuels misent sur le décor en mettant en place un plateau télévisuel ou un plateau interactif. Bien sûr, tout cela dépend de votre budget et de la taille de votre event.
Budget
Un évènement digital ne signifie pas que ce sera gratuit ! En effet, le matériel, la formation technique et tout le contenu vidéo et graphique ont un coût. En plus, il arrive parfois que le lieu doive être loué. Pour développer un évènement dont l’investissement sera bénéfique pour vous, il faut être conscient du nombre de participants pour adapter les outils déployés à la taille du projet.
Communiquez !
Afin de promouvoir votre évènement ou votre webinaire, une seule solution : communiquez ! Mais communiquez bien! C’est-à-dire avant, pendant et après l’évènement, pour gagner en visibilité. Mobilisez votre blog, vos réseaux sociaux, mettez en place des comptes à rebours sur Instagram, créez un évènement Facebook, inscrivez l’évènement sur des plateformes utilisées par vos cibles, partagez les informations dans vos newsletters… En résumé : soyez cohérent, vous proposez un évènement digital, mobilisez vos outils digitaux ! Pour toucher encore plus de publics, vous pouvez passer par des ambassadeurs ou établir des partenariats. Finalement, n’oubliez pas de mettre en place un rappel la veille et une heure avant pour que tous les intéressés soient présents !
Outils
Finalement, les différents services que vous pouvez utiliser regroupent, dans la plupart des cas, les mêmes outils. Il vous faut donc maîtriser les sons, les lumières, les vidéos. Vérifiez également que votre débit est suffisant pour tout retransmettre.
Principalement, il vous faudra une, voire deux caméras ou un appareil numérique qui puisse filmer en HD et que le terminal soit dans la capacité d’envoyer un flux RTMP (qui permet la diffusion en streaming). Être en possession d’un dispositif audio de bonne qualité est indispensable, vous ne pourrez pas vous servir du micro intégré à votre caméra. Finalement, il vous faut un logiciel d’encodage pour relier l’image et le son.
Pour résumer
La tenue d’un évènement digital ou d’un webinaire nécessite une réflexion poussée. Il vous faudra une stratégie marketing et une planification adéquate en fonction de vos objectifs de départ. Ceux-ci vous permettront de déterminer quel service choisir. Vous devez également vous munir du matériel nécessaire au déroulement de l’évènement. Après l’évènement, il sera important d’analyser les résultats afin de s’adapter à la demande pour les prochaines fois.
N’hésitez pas à vous faire accompagner dans cette révolution de l’évènementiel ! Faire appel à des professionnels du web qui maîtrisent les stratégies marketing, la communication, les différents médias sociaux et les outils peut être utile pour débuter avec votre projet et vous permettra d’acquérir les compétences nécessaires pour reproduire l’évènement et atteindre différentes sortes d’objectifs. Les évènements digitaux ne vont pas disparaître de sitôt ; s’y mettre n’est donc pas une dépense mais un investissement à long terme !
